Die Kurzantwort
Kaufen lohnt sich, wenn Sie die Maschine lange nutzen und den Preis auf einmal zahlen wollen. Mieten passt, wenn Sie flexibel bleiben wollen, Leasen, wenn Sie mit festen Raten über eine feste Laufzeit planen. Entscheidend ist die Rechnung über die ganze Nutzungsdauer mit Wartung und Kaffee. Kostenloser Kaffee für das Team gehört nach den Lohnsteuer-Richtlinien nicht zum Arbeitslohn.
Kosten im Vergleich
Welcher Weg günstiger ist, zeigt nur eine Rechnung über dieselbe Laufzeit. Rechnen Sie am besten mit drei und mit fünf Jahren, denn viele Geräte laufen länger als der erste Vertrag.
| Kaufen | Mieten | Leasen | |
|---|---|---|---|
| Zu Beginn | Kaufpreis auf einmal | keine Anschaffung | keine Anschaffung, je nach Vertrag eine Sonderzahlung |
| Laufend | Wartung, Kaffee, Strom | Miete, Kaffee, Strom, Wartung laut Vertrag | Leasingrate, Kaffee, Strom, Wartung laut Vertrag |
| Nach 3 Jahren | Gerät gehört Ihnen | Verlängern, wechseln oder zurückgeben | laut Leasingvertrag |
| Nach 5 Jahren | Gerät gehört Ihnen, Wartung wird wichtiger | Verlängern, wechseln oder zurückgeben | laut Leasingvertrag |
| Rechnung | Kaufpreis + Jahre × (Wartung + Kaffee + Strom) | Monate × Miete + Kaffee + Strom | Monate × Rate + Sonderzahlung + Kaffee + Strom |
Kaufen
- Zu Beginn
- Kaufpreis auf einmal
- Laufend
- Wartung, Kaffee, Strom
- Nach 3 Jahren
- Gerät gehört Ihnen
- Nach 5 Jahren
- Gerät gehört Ihnen, Wartung wird wichtiger
- Rechnung
- Kaufpreis + Jahre × (Wartung + Kaffee + Strom)
Mieten
- Zu Beginn
- keine Anschaffung
- Laufend
- Miete, Kaffee, Strom, Wartung laut Vertrag
- Nach 3 Jahren
- Verlängern, wechseln oder zurückgeben
- Nach 5 Jahren
- Verlängern, wechseln oder zurückgeben
- Rechnung
- Monate × Miete + Kaffee + Strom
Leasen
- Zu Beginn
- keine Anschaffung, je nach Vertrag eine Sonderzahlung
- Laufend
- Leasingrate, Kaffee, Strom, Wartung laut Vertrag
- Nach 3 Jahren
- laut Leasingvertrag
- Nach 5 Jahren
- laut Leasingvertrag
- Rechnung
- Monate × Rate + Sonderzahlung + Kaffee + Strom
Setzen Sie in die letzte Zeile die Zahlen aus Ihren Angeboten ein. Kaffee und Strom fallen bei allen drei Wegen an, sie entscheiden also nicht, sollten aber in der Gesamtrechnung stehen.
Service und Risiko
Ein Kaffeevollautomat im Büro läuft jeden Tag. Bevor Sie unterschreiben, klären Sie diese Fragen:
- Wer zahlt Reparaturen und Verschleißteile? Wie schnell kommt ein Techniker?
- Wie oft wird gewartet und gereinigt? Was kostet das?
- Was passiert, wenn das Team wächst und die Maschine zu klein wird?
- Wer liefert Kaffee, Milch und Becher zu welchen Konditionen?
- Wie lange läuft der Vertrag? Was gilt am Ende?
Bei uns warten und reparieren eigene Techniker aus Biberach, in der Ortenau sind sie schnell vor Ort. Kaffee aus unserer eigenen Linie liefern wir mit. Wächst Ihr Bedarf, passen wir die Lösung an.
Steuerliche Behandlung
Allgemeine Information, keine Steuerberatung:
- Kauf: Das Gerät wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Bis 800 Euro netto ist die sofortige Abschreibung möglich, für Güter von über 250 bis 1.000 Euro wahlweise ein Sammelposten über fünf Jahre. Für bewegliche Güter, die zwischen Juli 2025 und Ende 2027 angeschafft werden, ist auch eine degressive Abschreibung von bis zu 30 Prozent möglich.
- Nutzungsdauer: Die allgemeine AfA-Tabelle hat keinen eigenen Eintrag für Kaffeevollautomaten. Die Tabelle für das Gastgewerbe nennt für elektrische Kaffeemaschinen 5 Jahre, sie gilt aber für diese Branche. Welche Dauer für Ihr Büro passt, klärt Ihre Steuerberatung.
- Miete und Leasing: Raten für betrieblich genutzte Geräte sind Betriebsausgaben. Wem ein geleastes Gerät steuerlich zugerechnet wird, hängt vom Vertrag ab.
- Kaffee fürs Team: Getränke, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb kostenlos oder verbilligt überlässt, gehören nicht zum Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 LStR).
Quellen
- § 4 Abs. 4 EStG (Betriebsausgaben)
- § 6 Abs. 2 und 2a EStG (geringwertige Wirtschaftsgüter, Sammelposten)
- § 7 EStG (Abschreibung, degressive AfA)
- BMF: AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter
- BMF: AfA-Tabelle Gastgewerbe, Nr. 20 Kaffeemaschinen
- R 19.6 Abs. 2 Lohnsteuer-Richtlinien (Aufmerksamkeiten)
Alle Quellen abgerufen im September 2026.